Outlook là gói phần mềm tuyệt vời giúp bạn gửi và nhận email. Outlook hiện được khá nhiều công ty sử dụng vì nó cung cấp nhiều tính năng quan trọng liên quan đến email. Một trong số đó là thay đổi chữ ký trong Outlook.

1/ Tại sao nên có chữ ký trong email?

Bạn thường thấy các blogger hay những người kinh doanh online thường có email trên trong hộp thư đến của họ. Điều này là do chữ ký email là thương hiệu cá nhân và nó đóng một vai trò rất quan trọng. Chữ ký email đóng vai trò như một tấm danh thiếp giúp người nhận email biết được những thông tin quan trọng về bạn như số điện thoại, website, địa chỉ.

Bạn cũng có thể tạo quảng cáo sản phẩm mới ngay trong chữ ký để giới thiệu dịch vụ mới. Bằng cách đó, nếu người dùng quan tâm, chỉ cần nhấp vào biểu ngữ hoặc liên kết để đến trang bạn cần gửi. Ngoài ra, việc tạo chữ ký email giúp email của bạn trông chuyên nghiệp hơn.

2/ Hướng dẫn tạo chữ ký trong Outlook

Thêm chữ ký trong Outlook không khó. Chỉ cần làm theo các hướng dẫn dưới đây để có được chữ ký bạn muốn.

Bước 1: Khởi động phần mềm Outlook và chọn “Email mới” ở bên trái màn hình.

Bước 2: Sau khi nhấp vào Email mới, nhấp vào nút Chữ ký, sau đó chọn Chữ ký từ menu thả xuống.

Bước 3: Nhấn New rồi nhập tên chữ ký vào ô Enter a name for this signature và nhấn Ok là xong. Nếu có nhiều chữ ký khác nhau thì nên đặt tên để sau này dễ phân loại.

Bước 4: Trong phần Edit Signature các bạn điền nội dung chữ ký và sử dụng nhiều tùy chọn giúp chữ ký của mình trở nên đặc sắc hơn như chọn font chữ, cỡ chữ, độ đậm, nghiêng…

Ngoài ra, nếu bạn muốn hiển thị sản phẩm trong chữ ký, bạn có thể chèn banner hoặc liên kết. Nếu muốn chèn thêm hình ảnh, nhấn vào “Insert Image” bên phải, sau đó tiếp tục tìm và chèn hình ảnh như trong Microsoft Word. Nếu muốn chèn link thì chọn “Insert Hyperlink Icon”, sau đó thêm link vào ô “Address” và nhấn Ok là xong.

Bước 5: Chọn Chữ ký mặc định Nếu bạn muốn chữ ký được áp dụng cho tất cả các tin nhắn mới, hãy chọn Tin nhắn mới rồi chọn tên chữ ký bạn muốn xuất hiện. Nếu bạn chọn trả lời hoặc chuyển tiếp thư, hãy chọn Trả lời/Chuyển tiếp, sau đó chọn tên chữ ký. Cuối cùng chọn “Save” và “OK” để lưu lại.

3/ Thay đổi chữ ký trong Outlook

Cách thay đổi chữ ký trong Outlook rất đơn giản. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn ngay sau đây.

Bước 1: Mở hộp thoại Microsoft Outlook và chọn Tools, sau đó nhấp vào Options.

Bước 2: Nhấp vào “Định dạng email” để tiếp tục.

Bước 3: Trong tab “Định dạng email” chúng ta để ý có 2 thiết lập là “Signature” for new messages (hiển thị chữ ký khi gửi email mới) và “Signature for reply and forwarding” (hiển thị chữ ký khi soạn thư trả lời). Nhấp vào Chữ ký.

Bước 4: Hộp thoại Signatures xuất hiện, chọn đúng tên chữ ký cần sửa và chọn Edit Signature.

Bước 5: Bây giờ bạn có thể thay đổi chữ ký trong Outlook, việc sửa chữa cũng giống như thao tác trong Word.

Bước 6: Bạn chọn OK là xong. Như vậy đến đây chúng ta đã hoàn tất cách thay đổi chữ ký trong outlook.

>>Xem thêm.

Email tên miền là gì? Dành cho những bạn muốn tìm hiểu về email.

Nhập danh bạ vào Outlook 2010 nhanh nhất.

Đồng bộ email Outlook với Gmail – Thuận tiện hơn cho người dùng.

Ngoài ra còn có các bài viết về cách thay đổi chữ ký trong outlook như quantrimang.com, support.office.com,…. Bạn có thể kiểm tra thông tin tên miền và các trang web này rất dễ lấy từ bất kỳ nhà cung cấp nào sau đây như bkhost, matbao, fastoa, v.v.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách thay đổi chữ ký trong Outlook. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Outlook. Chúc các bạn những ngày làm việc vui vẻ và hiệu quả.