Thanh toán tạm ứng và quá trình thanh toán
Các khoản tạm ứng, tạm ứng trong doanh nghiệp
Việc theo dõi tiến độ trong doanh nghiệp sẽ giúp ích cho việc quản lý dòng tiền vào, dòng tiền ra trong doanh nghiệp để sử dụng vốn đúng mục đích. Khuyến mại là chuyện thường xảy ra trong kinh doanh, vì vậy Hoatieu.vn sẽ tiếp tục cập nhật tình hình kinh doanh.
1. Tìm hiểu về quy trình trả trước và thanh toán
- Tạm ứng là khoản tiền, vật tư mà doanh nghiệp tạm ứng cho người được trả tiền để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc để hoàn thành công việc đã được phê duyệt.
- Giấy tạm ứng là bảng kê số tiền nhận tạm ứng và số tiền chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ ghi số tạm ứng và ghi sổ kế toán.
- Đặt trước, người nhận phải là nhân viên của doanh nghiệp. Đối với người tạm ứng thường xuyên (ở các bộ phận cung ứng vật tư, quản lý, điều hành) phải được người có thẩm quyền (Giám đốc/Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.
- Giấy tạm ứng là căn cứ để xét duyệt việc tạm ứng, làm thủ tục hạch toán và xuất quỹ để người lao động thực hiện công việc (tạm ứng) hoặc phục vụ cho mục đích cá nhân của người được tạm ứng (tạm ứng lương).
2. Xử lý và xúc tiến tài liệu
Bước 1:: Nhân viên chuẩn bị hồ sơ ban đầu
- Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phát sinh các giao dịch kinh tế cần đến tiền mặt để thực hiện công việc. Vì vậy, nhân viên của công ty sẽ yêu cầu tạm ứng một khoản tiền để hoàn thành nhiệm vụ
- Giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu số 03 – theo TT 200/2014/TT-BTC.
Khẳng định: viết đúng và đầy đủ tất cả các nội dung trong đơn
Bước 2: Nhân viên lập phiếu điều tra ban đầu trình trưởng bộ phận duyệt
Sau khi nhân viên hoàn thành phiếu yêu cầu ban đầu, hãy trình trưởng bộ phận hoặc trưởng bộ phận phê duyệt và ký tên.
Bước 3: Trình hiệu trưởng phê duyệt trước
Sau khi được trưởng bộ phận phê duyệt, nhân viên trình giám đốc xem xét và ký duyệt trước.
Bước 4: Chuyển khoản thanh toán để viết séc
- Thư Ký Lập Hóa Đơn sẽ xác minh tính chính xác của thông tin trên phiếu thanh toán trước để viết phiếu thanh toán trước và ký tên của cử tri.
- Biên lai thu tiền tạm ứng – Mẫu số 02-TT theo Thông tư 200/2014/TT-BTC;
Bước 5: Chuyển Kế toán trưởng ký duyệt
Kế toán công nợ lập phiếu chi chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và ký nhận tiền đặt cọc
Bước 6: Trình Giám đốc phê duyệt
Sau khi Kế toán trưởng ký giấy nộp tiền, Kế toán thanh toán chuyển giấy nộp tiền cho Giám đốc ký duyệt.
Bước 7: Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên
Căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ sẽ chi số tiền đề nghị tạm ứng cho người lao động.
Bước 8: Kế toán và lưu trữ chứng từ
- Kế toán Phải trả ghi sổ cái, sổ kế toán theo đúng đối tượng
- Thủ quỹ lưu giữ đầy đủ các hồ sơ, tài liệu theo quy định, bao gồm Giấy tạm ứng và Biên lai thu tiền tạm ứng có đầy đủ nội dung và chữ ký của các thành viên tham gia.
3. Quy trình và chứng từ thanh toán tạm ứng
Bước 1: Nhân viên thu thập đầy đủ chứng từ xuất xứ liên quan để lập đề nghị thanh toán
Sau khi hoàn thành công việc được giao, nhân viên sẽ thu thập đầy đủ các chứng từ liên quan để lập giấy đề nghị thanh toán xem số tiền đã chi.
Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn chứng từ
Chứng từ được nhân viên chuyển cho Kế toán hóa đơn để kiểm tra, xác minh tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ.
- Hóa đơn GTGT phải đảm bảo: hợp lý, hợp lệ, hợp pháp
- Các khoản chi không có hóa đơn phải lập bảng kê mẫu 01/TNDN (theo Thông tư 78/2014/TT-BTC).
- Hóa đơn phải có danh sách món ăn kèm theo
Bước 3: Thẩm định và phê duyệt của Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán chuyển bộ chứng từ trả trước cho Kế toán trưởng kiểm tra và ký giấy đề nghị thanh toán
Bước 4: Hiệu trưởng đã ký duyệt
Sau khi Kế toán trưởng ký duyệt, Kế toán thanh toán chuyển chứng từ cho Giám đốc ký duyệt
4. Thủ tục tạm ứng
Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán lập hóa đơn yêu cầu hoàn trả
Nếu đến cuối kỳ số tiền tạm ứng chưa được sử dụng hết thì:
- Nhân viên có thể hoàn trả số tiền còn lại (nếu còn tạm ứng với đối tượng này)
- Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để tiếp tục bù trừ
Nếu các chi phí phát sinh vào cuối kỳ vượt quá số tiền ứng trước, thì:
- Người lao động được tiếp tục làm thủ tục xin tạm ứng vào kỳ tiếp theo (nếu đối tượng này còn tạm ứng).
- Hoặc bạn có thể chuyển số dư sang kỳ tiếp theo để bù trừ tiếp.
Trên đây là mẹo từ Hoatieu.vn. Mời các bạn tham khảo thêm một số bài viết hữu ích khác như:
