Hợp lý hóa các cuộc họp xây dựng với công nghệ phù hợp

Dù yêu hay ghét họ, các cuộc họp xây dựng là điều cần thiết để một dự án thành công. Ý tưởng đằng sau một cuộc họp xây dựng hiệu quả là đảm bảo rằng nó xứng đáng với thời gian của mọi người. Bạn có thể làm điều đó bằng cách ghi lại biên bản cuộc họp xây dựng chính xác, mời tất cả các bên liên quan phù hợp và theo dõi theo những cách phù hợp. Nếu điều đó nghe có vẻ hơi khó khăn, đừng lo lắng: cũng có phần mềm cho việc đó.

Hôm nay, chúng ta khám phá lý do tại sao các cuộc họp xây dựng lại quan trọng và cách tổ chức chúng để thành công. Chúng ta sẽ xem xét cách tạo một chương trình nghị sự lý tưởng, biên bản cuộc họp và các mục hành động tiếp theo cũng như sử dụng phần mềm phù hợp để mang lại lợi ích cho bạn.

Sẵn sàng để sử dụng tốt hơn thời gian và nhóm của bạn? Hãy đi sâu vào.

Tại sao các cuộc họp dự án xây dựng lại quan trọng?

Mọi người đều đã tham dự một cuộc họp mà có thể là một email. Nói cách khác, một sự lãng phí thời gian. Hoạt động xây dựng cũng không phải là ngoại lệ mặc dù các cuộc họp đóng vai trò quan trọng nhằm đạt được mức độ quy định về lập kế hoạch và thiết kế dự án, tiến độ và bàn giao . Nói chung, các cuộc họp xây dựng:

• Giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông báo và thống nhất về mục tiêu, tiến độ và chất lượng của dự án
• Tạo cơ hội để thảo luận và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng hơn
• Tạo điều kiện cho sự hợp tác và ra quyết định giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan
• Giúp đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng và trong ngân sách
• Cung cấp nền tảng để xác định và quản lý rủi ro

Các loại cuộc họp xây dựng

Có một số loại cuộc họp xây dựng diễn ra trong vòng đời của một dự án. Dưới đây là một số loại phổ biến:

• Cuộc họp tiền thi công: Cuộc họp tiền thi công khởi động một dự án trong đó các bên liên quan chính xem xét các tài liệu xây dựng quan trọng , gặp gỡ nhóm dự án và trả lời các câu hỏi còn sót lại để mọi người cùng thống nhất.
• Cuộc họp Chủ đầu tư-Tư vấn thiết kế-Nhà thầu (OAC): Đây là những cuộc họp thường kỳ thường do người quản lý dự án tổ chức để xem xét tiến độ dự án với kiến trúc sư và chủ sở hữu. Những hoạt động này thường liên quan đến các chuyến thăm hiện trường để xem xét tiến độ dự án.
• Các cuộc họp tại công trường và các cuộc họp về tiến độ xây dựng: Các cuộc họp tại công trường thường diễn ra hàng tuần giữa các bên liên quan khác nhau đang hoàn thành công việc trên công trường. Những cuộc họp này giúp giải quyết các vấn đề hoặc trở ngại của dự án và cải thiện khả năng giao tiếp trong toàn bộ nhóm tại địa điểm.
• Tóm tắt về an toàn và thảo luận về hộp công cụ: Những cuộc họp này giúp củng cố sự an toàn tại chỗ. Đây là những cuộc trò chuyện mang tính phòng ngừa nhằm xác định và xem xét các mối nguy hiểm về an toàn.

Các bên liên quan chính trong một cuộc họp xây dựng là ai?

Câu hỏi cấp bách nhất mà nhiều lãnh đạo dự án, quản lý dự án và giám sát công trường thắc mắc là ai nên tham gia vào các cuộc họp xây dựng. Tất nhiên, ai phụ thuộc hoàn toàn vào loại cuộc họp, giai đoạn của dự án và chương trình nghị sự dự định hoàn thành.

Tuy nhiên, người tổ chức cuộc họp phải cẩn thận mời đúng người để nâng cao nhận thức. Nếu bạn loại bỏ những người chỉ trích, bạn sẽ hạn chế cơ hội được nghe ý kiến từ những người quan trọng về các chủ đề quan trọng trong khi vẫn còn thời gian để giải quyết suy nghĩ của họ.

Hãy xem xét các bên liên quan sau đây trong các cuộc họp xây dựng của bạn, nếu có:

• Các bên liên quan quan trọng cho sự thành công tại chỗ: Người quản lý dự án, người lãnh đạo dự án, người quản lý và giám sát địa điểm
• Các bên liên quan đảm bảo mục đích thiết kế và khả năng xây dựng: Kiến trúc sư, kỹ sư và nhà thầu phụ
• Chủ đầu tư và đại diện chủ đầu tư: Đại diện khách hàng và những người ra quyết định khác ở phía khách hàng
• Chuyên gia và nhà tư vấn bên ngoài: Các chuyên gia và chuyên gia có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc hoặc hướng dẫn có giá trị về dự án

Quy trình họp xây dựng truyền thống

Trước khi xem xét cuộc họp sẽ diễn ra như thế nào với sự hỗ trợ của phần mềm phù hợp, chúng ta hãy xem sơ qua quy trình cuộc họp xây dựng truyền thống hơn sẽ như thế nào.

Chuẩn bị trước cuộc họp

Thông thường, bất kỳ ai được dự kiến dẫn dắt cuộc họp đều dành thời gian dẫn dắt cuộc họp để đặt ra các mục tiêu, mời những người tham gia quan trọng cũng như thiết lập các mốc thời gian và chương trình nghị sự. Trách nhiệm của họ là đảm bảo các kỳ vọng được thiết lập và truyền đạt trong tất cả các cuộc họp - dù là trực tuyến hay trực tiếp.

Nếu người tham dự hiểu được kỳ vọng và quy trình đối với phong cách cuộc họp mới, họ sẽ có xu hướng tham gia và thích ứng với phong cách đó nhiều hơn.

Tiến hành cuộc họp

Các mục tiêu trong cuộc họp bao gồm bắt đầu đúng giờ, bám sát chủ đề, khuyến khích sự tham gia, v.v. Tuy nhiên, nếu không có người hướng dẫn, các cuộc họp sẽ ít có khả năng đi đúng hướng và có nhiều khả năng diễn ra quá thời gian quy định.

Ghi biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp xây dựng là một yếu tố thiết yếu của quy trình vì chúng ghi lại những gì đã diễn ra. Mặc dù việc tính toán thời gian không phải là điều mới mẻ nhưng nó có xu hướng vượt quá tầm kiểm soát nếu không có công cụ để giúp chúng đi đúng hướng. Mọi người bắt đầu nói nhanh, chương trình nghị sự bị bỏ lại phía sau và người ghi biên bản sẽ bị phân tâm.

Mẫu biên bản họp thi công

Theo dõi sau cuộc họp

Sau cuộc họp, đã đến lúc phân công các mục hành động, xem xét kết quả và quyết định, đồng thời gửi thông tin liên lạc tiếp theo cho các bên liên quan và nhóm của họ. Thông thường, việc này đòi hỏi rất nhiều lao động thủ công để có được tất cả các công việc sau cuộc họp liên tiếp. Vì lý do đó và những lý do khác, việc có sẵn phần mềm phù hợp là tốt nhất.

Phần mềm xây dựng giúp các cuộc họp xây dựng hiệu quả hơn như thế nào

Thế giới công nghệ ngày nay đòi hỏi những ứng dụng tốt nhất để giúp cuộc họp của bạn diễn ra đúng tiến độ.

Khả năng tự động hóa cuộc họp

Phần mềm phù hợp cho phép dễ dàng chia sẻ thông tin và cập nhật dự án trước cuộc họp, sau đó hợp lý hóa quy trình tạo và phân phối chương trình nghị sự.

Có, về mặt kỹ thuật bạn có thể thực hiện tương tự trong Word và Excel. Tuy nhiên, chúng khiến các thành viên trong nhóm khó truy cập và theo dõi các thay đổi hơn. Với phần mềm ghi biên bản cuộc họp mạnh mẽ hơn, bạn có thể chuẩn hóa chương trình làm việc và biên bản của mình. Bạn cũng có thể đính kèm mô hình, bản vẽ và các tài liệu khác vào hồ sơ của mình.

Các công cụ như Cuộc họp trong Autodesk Build tăng khả năng truy cập vào thông tin quan trọng và giúp việc truy cập trong cuộc họp trở nên đơn giản. Chương trình nghị sự và biên bản có thể dễ dàng được xuất sang PDF để phân phối và những người được mời họp có thể tự động truy cập. Tự động đánh số và tạo nội dung theo dõi giúp bạn dễ dàng duy trì tính nhất quán từ đầu đến cuối dự án.

Công cụ cộng tác thời gian thực

Với phần mềm cuộc họp xây dựng phù hợp, bạn sẽ có khả năng cộng tác trong thời gian thực. Việc ghi chú chưa bao giờ dễ dàng hơn thế, cho phép bạn ghi lại các phút chi tiết, theo dõi trách nhiệm giải trình và tạo các dấu vết giấy tờ để kiểm tra. Trong Cuộc họp của Autodesk Build, phần mềm cũng cho phép bạn tập trung và sắp xếp các biên bản và tài liệu cuộc họp của mình, giúp tất cả các bên liên quan có thể truy cập thông tin bất cứ khi nào họ muốn.

Sau khi đưa ra quyết định trong cuộc họp, bạn có thể tạo nhiệm vụ và giao ngay cho đúng cá nhân. Điều đó giúp việc nắm bắt các quyết định diễn ra trong thời gian thực dễ dàng hơn nhiều trong khi mọi người vẫn nhớ và đồng ý về chúng.

Chức năng họp tất cả trong một

Bằng cách sử dụng phần mềm để theo dõi các cuộc họp của bạn thay vì phương pháp giấy bút truyền thống, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc thiếu thông tin (hoặc giải mã vết xước gà của chính mình). Phần mềm phù hợp sẽ kích hoạt các chức năng sau:

• Dễ dàng theo dõi và giám sát các mục hành động và tiến độ sau cuộc họp
• Lưu trữ hồ sơ tập trung tất cả các thông tin liên lạc và tài liệu liên quan đến dự án
• Ít cuộc họp tổng thể hơn để xem cùng một tài liệu
• Bất kỳ ai cũng có thể truy cập dữ liệu từ một nền tảng duy nhất, loại bỏ nhu cầu tìm kiếm cây tệp phức tạp
• Các cuộc họp liền mạch, được lên kế hoạch tốt giúp tận dụng tối đa thời gian của mọi người

Điều tuyệt vời nhất là khi ngày càng có nhiều tài liệu và cuộc trò chuyện về dự án và công ty được chuyển sang trực tuyến, bạn sẽ muốn đảm bảo thông tin độc quyền luôn được an toàn. Bạn phải luôn tham khảo ý kiến của nhóm CNTT về các chứng nhận và cách triển khai bảo mật, đồng thời chỉ sử dụng phần mềm có mức độ bảo mật cao từ chuyên gia đáng tin cậy.

Cuộc họp xây dựng tốt nhất của bạn vẫn chưa đến

Nhìn chung, các cuộc họp xây dựng là một thực tế sẽ không sớm diễn ra. Bởi vì chúng rất quan trọng nên điều quan trọng là bạn phải dành thời gian lựa chọn và sử dụng các công cụ sẽ giúp bạn thực hiện công việc tốt nhất có thể. Điều đó có nghĩa là theo dõi thông tin, đưa đúng người vào vòng lặp và nói chung là tận dụng tối đa thời gian đã bỏ ra. Những lời khuyên trên sẽ giúp bạn làm được điều đó.