Bật mí 4 cách giảm dung lượng file Word hiệu quả nhất

Trong thời đại số hóa, việc giảm dung lượng file Word là một yêu cầu không thể thiếu để nâng cao hiệu quả công việc. File Word nhẹ hơn không chỉ giúp dễ dàng chia sẻ qua email hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây mà còn tiết kiệm thời gian làm việc. Bài viết sau sẽ hướng dẫn người dùng các bước đơn giản nhưng hiệu quả để giảm dung lượng file ngay trên máy tính của bạn.

>>> Xem thêm: Word bị cách chữ phải xử lý như thế nào?

Vì sao tệp Word lại có dụng lượng quá lớn?

Dù Word là công cụ phổ biến trong học tập và công việc, không phải ai cũng hiểu rõ lý do tại sao tập tin Word có thể chiếm dung lượng lớn và ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất máy tính. Dưới đây là một số nguyên nhân chính khiến file Word trở nên nặng:

• Sử dụng hình ảnh có kích thước lớn trong tài liệu.
• Chèn số lượng lớn hình ảnh vào văn bản.
• Dữ liệu trong file chưa được tối ưu hóa.

Khi dung lượng của file Word quá lớn, nó có thể gây ra tình trạng máy tính hoạt động chậm, giật lag hay thậm chí là đơ khi thực hiện chỉnh sửa hoặc soạn thảo văn bản. Ngoài ra, việc gửi tập tin nặng cũng có thể gặp vấn đề, bao gồm nguy cơ tập tin bị lỗi.

>>> Xem thêm: Cách bật Word nền đen trên Window và MacOS đơn giản

Lý do cần giảm dung lượng file Word

Tìm hiểu lợi ích của việc giảm dung lượng cho các file Word:

• Việc giảm kích thước file Word không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị mà còn tạo điều kiện cho việc lưu trữ nhiều tập tin hơn. Đồng thời, điều này cũng giúp giải phóng dung lượng không cần thiết trên ổ cứng.
• Tập tin có kích thước nhỏ hơn sẽ làm cho quá trình mở, chỉnh sửa và duyệt qua tài liệu diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn.
• Trong trường hợp chia sẻ dữ liệu qua internet, các file nhẹ hơn sẽ được truyền tải nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ công việc cũng như học tập được thực hiện hiệu quả hơn.

Hướng dẫn cách giảm dung lượng file Word

Người dùng có thể tham khảo một số mẹo giảm dung lượng file Word hiệu quả sau đây:

Sử dụng nền tảng website

Hiện nay, SmallPDF.com là trang web hỗ trợ người dùng giảm dung lượng file Word nhanh chóng và hiệu quả. Hãy theo dõi cách sử dụng SmallPDF.com để nén file Word qua hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Mở trình duyệt trên thiết bị và truy cập đến trang SmallPDF.com.
• Bước 2: Đăng ký tài khoản miễn phí bằng cách chọn Dùng thử miễn phí hoặc đăng nhập nếu đã có tài khoản sẵn.
• Bước 3: Từ trang chủ của SmallPDF, chọn mục Nén PDF.
• Bước 4: Chọn và tải lên file Word cần nén sau đó chờ quá trình nén hoàn tất. Khi dung lượng file đã được giảm, chọn Tải xuống để lưu file về máy.

Xem thêm: Cách sửa lỗi Word không hiện thanh công cụ nhanh chóng

Nén ảnh trong file Word

Phương pháp nén ảnh trực tiếp trong file Word bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Mở file Word cần chỉnh sửa, chọn hình ảnh trong tài liệu để hiển thị thẻ Format trên thanh công cụ.
• Bước 2: Trong thẻ Format, chọn mục Compress Pictures.

• Bước 3: Trong cửa sổ Compress Pictures, bỏ chọn tùy chọn Apply only to this picture và nhấn OK để áp dụng việc nén cho tất cả hình ảnh trong tài liệu.

Lưu ý, cách này chỉ áp dụng cho việc giảm kích thước hình ảnh trong một file Word cụ thể và không hỗ trợ nén nhiều file cùng lúc.

Tắt tính năng sửa hình ảnh để giảm dung lượng file Word

Vô hiệu hóa chức năng chỉnh sửa ảnh trong Word là một phương pháp giảm dung lượng file hiệu quả mà không cần kết nối internet. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Word cần chỉnh sửa, sau đó chọn File ở góc trên cùng bên trái.
• Bước 2: Chọn Options, rồi tiếp tục chọn Advanced.
• Bước 3: Trong phần Image Size and Quality, bỏ tích lựa chọn Do not compress images file và nhấn OK.

Loại bỏ khoảng trắng trong file Word

Cách khác để giảm dung lượng file Word là loại bỏ các khoảng trắng không cần thiết. Cách này có thể không làm giảm dung lượng đáng kể, nhưng vẫn mang lại hiệu quả nhất định:

• Bước 1: Mở file Word cần chỉnh sửa và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

• Bước 2: Trong mục Find what, nhập .^p (dấu . đại diện cho kết thúc câu và p đại diện cho xuống dòng). Trong Replace with, nhập ký tự mong muốn, ví dụ là ****, sau đó chọn Replace All.
• Bước 3: Nhấn lại tổ hợp phím Ctrl + H, ở Find what nhập ^p, và ở Replace with nhập một khoảng trắng, sau đó chọn Replace All.
• Bước 4: Nhấn Ctrl + H lần nữa, trong Find what, nhập **** (ký tự đã dùng để thay thế ở bước 2). Trong Replace with, nhập .^p và chọn Replace All để loại bỏ các hàng trống và sửa lỗi xuống dòng trong Word.

Những bài viết liên quan:

• Cách sửa lỗi Word không zoom được đơn giản nhất
• Word hết hạn phải làm sao? 2 cách giúp bạn xử lý hiệu quả

Lời kết

Giảm dung lượng file Word không chỉ tối ưu hóa quản lý tài liệu mà còn góp phần vào việc cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể. Bên cạnh đó, đối với những doanh nghiệp mong muốn mang đến trải nghiệm làm việc linh hoạt và đồng bộ cho nhân sự, hãy tham khảo gói Microsoft 365 Business.

Gói dịch vụ này cung cấp các công cụ dành riêng cho hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả bảo mật, ngăn chặn mối đe dọa tiềm ẩn từ internet, tăng cường hiệu suất làm việc… Để nhận tư vấn chi tiết hơn về gói Microsoft 365 Business, hãy liên hệ FPT Cloud thông qua:

• Fanpage: Microsoft For Business - FPT Smart Cloud
• Email: [email protected]
• Hotline: 1900 638 399