9 kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản bạn cần biết khi làm văn phòng

Việc sử dụng thành thạo tin học văn phòng hiện nay đã trở thành một tiêu chí quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Để có cơ hội ứng tuyển vào các tổ chức, việc có cho mình những kỹ năng sử dụng máy tính trở nên vô cùng quan trọng. Hãy cùng PMS khám phá những kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản mà sinh viên hay người lao động cần biết và nắm vững ngay trong bài viết dưới đây!

Tại sao nói ngày nay kỹ năng sử dụng máy tính rất quan trọng?

Với sự xuất hiện của công nghệ hiện đại, nhiều khía cạnh của đời sống từ kinh tế - xã hội, văn hóa đều trải qua sự biến đổi đáng kể. Điều này đồng nghĩa với việc mọi người phải nhanh chóng thích ứng, tiếp cận và trở thành thành thạo với các kỹ năng máy tính.

Lý do là vì hầu hết các công việc đều đã tích hợp máy tính vào quá trình làm việc, từ việc soạn thảo văn bản, trao đổi thông tin, tìm kiếm và quản lý hệ thống. Không chỉ những vị trí nhân viên văn phòng, mà ngay giáo viên, kỹ thuật viên,… cũng đã thực hiện quá trình chuyển đổi số một cách mạnh mẽ.

Vì thế, sự thành thạo trong kỹ năng sử dụng máy tính không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm một công việc với mức lương mong muốn mà còn mở ra nhiều cơ hội làm việc ở hiện tại và trong tương lai.

Các kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản cần nắm khi làm việc

Làm quen với hệ điều hành và cửa sổ làm việc

Bạn cần phải nắm được các biểu tượng, điều chỉnh cấu hình, chọn ngôn ngữ, tùy chỉnh các tiện ích như Bluetooth hay âm lượng. Đồng thời, hãy tìm hiểu cách cài đặt hoặc gỡ bỏ các ứng dụng không cần thiết và biết cách xem các thông số kỹ thuật của máy.

Bên cạnh đó, việc hiểu về cửa sổ và cách bật tắt chúng, lối tắt để chuyển đến các cửa sổ làm việc khác nhau và biết cách thu nhỏ hoặc phóng to cửa sổ tùy theo ý muốn của mình.

Sử dụng Unikey

UniKey là một ứng dụng hỗ trợ việc nhập tiếng Việt trên hệ điều hành Windows được sử dụng rộng rãi hiện nay. Nó có những tính năng nổi bật như khả năng gõ bàn phím theo những kiểu như VNI, Telex, VIQR, Microsoft và hỗ trợ nhiều bảng mã phổ biến trên tất cả các phiên bản của Windows, cho phép người dùng tùy chỉnh theo sở thích cá nhân.

Sử dụng các phím tắt

Phần lớn người sử dụng máy tính thường thích sử dụng chuột, điều này đôi khi gây mất thời gian và làm chậm tiến độ công việc. Vì thế, việc ghi nhớ và sử dụng phím tắt sẽ giúp thao tác và tiện lợi hơn trong quá trình làm việc.

Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà mọi người thường sử dụng, cụ thể:

• Ctrl + A: Chọn tất cả văn bản; tất cả thư mục trong tài liệu; tất cả các tệp trong thư mục.
• Ctrl + C: Sao chép các phần đã chọn
• Ctrl + V: Dán các phần đã chọn
• Ctrl + X: Cắt các phần đã chọn
• Ctrl + Z: Quay lại thao tác (Undo) trước đó
• Ctrl + Y: Làm lại thao tác (Redo) trước đó
• Ctrl + S: Sao lưu dữ liệu
• Ctrl + D: Ẩn tất cả các cửa sổ
• Ctrl + L: Khóa màn hình trên máy tính
• Ctrl + N: Tạo một tệp mới (New Folder)
• Ctrl + O: Bật tệp dữ liệu lên
• Alt + Tab: Di chuyển các cửa sổ đang mở
• Ctrl + P: Mở cửa sổ thiết lập in

Gõ phím 10 ngón

Đây được coi là kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản nhất cần được phát triển trước hết để nhanh chóng tiếp cận cách học máy vi tính. Việc áp dụng kỹ thuật gõ phím bằng 10 ngón có thể giúp bạn nhập liệu một cách nhanh chóng, tăng sự linh hoạt trong xử lý văn bản, để từ đó tăng cường tốc độ hoàn thành công việc.

Do đó, hãy dành một ít thời gian mỗi ngày để rèn luyện kỹ năng gõ phím bằng 10 ngón. Mặc dù có thể khó khăn ban đầu, nhưng khi bạn quen thuộc, bạn sẽ không còn phải nhìn vào bàn phím nữa.

Dưới đây là một số ứng dụng sẽ giúp bạn gõ phím bằng 10 ngón bạn có thể tham khảo:

• Typing Master 10
• Keyboard Training
• Mario Teaches Typing
• Typing Test
• KeyBlaze
• Klavaro Typing Tutor
• Bruce’s Unusual Typing Wizard
• Mavis Beacon Teaches Typing

► Đọc thêm: Kỹ năng soạn thảo văn bản và 10 nguyên tắc cần nắm

Sử dụng các phần mềm Microsoft Office

Hiện nay, hệ thống phần mềm Microsoft Office là bộ phần mềm phổ biến trong việc hỗ trợ cho những người mới học máy tính và những người đang làm việc nơi trốn văn phòng. Trước khi bắt đầu sử dụng máy tính, việc hiểu rõ và thành thạo các ứng dụng trong hệ thống Microsoft là điều không thể thiếu.

Dưới đây các phần mềm quan trọng trong Microsoft Office bao gồm:

• Microsoft Word: Được sử dụng để soạn thảo, biên tập và chỉnh sửa văn bản.
• Microsoft Excel: Được sử dụng để thực hiện các phép toán và thống kê.
• Microsoft PowerPoint: Là công cụ hỗ trợ việc trình chiếu kết hợp văn bản, hình ảnh, video và hiệu ứng để tạo ra các bài thuyết trình hoặc buổi họp sôi động.

Sử dụng Email

Email (thư điện tử) là một phương tiện liên lạc cơ bản và phổ biến trong xã hội hiện đại. Gần như mọi người đều sở hữu một địa chỉ email để trao đổi thông tin trong công việc hoặc cuộc sống hàng ngày. Vì thế, việc thành thạo trong việc sử dụng Email là một trong những kỹ năng quan trọng trong quá trình sử dụng máy tính.

Bên cạnh đó, Email còn tích hợp nhiều tiện ích khác như đánh dấu, chống rác thư, giúp lọc công việc, cuộc họp hay tin rác spam một cách thuận lợi và hiệu quả.

Dưới đây là một số nền tảng Email được sử dụng phổ biến như:

• Gmail (Google)
• Outlook (Microsoft)
• Yahoo Mail
• Icloud Mail
• Yandex Mail

Tải, cài đặt và gỡ phần mềm

Phần lớn tài liệu cơ bản về học máy tính cho người mới bắt đầu thường cung cấp hướng dẫn về cách tải và cài đặt phần mềm.

Bằng cách nắm vững những kỹ năng này, bạn có thể dễ dàng bổ sung các công cụ hỗ trợ cần thiết để đáp ứng nhu cầu học tập và công việc của mình một cách linh hoạt và nhanh chóng.

Quản lý thư mục và tệp

Đây là một trong những kỹ năng sử dụng máy tính cơ bản nhất. Tuy nhiên, rất nhiều người thường không chú ý vào việc tổ chức và phân loại dữ liệu một cách gọn gàng và khoa học. Việc để các tệp tin trong trạng thái lộn xộn không chỉ làm bạn mất thời gian khi tìm kiếm tài liệu mà còn gây khó khăn trong việc quản lý toàn bộ thông tin liên quan về một chủ đề gì đó.

Vì thế, hãy tiến hành phân chia dữ liệu thành các thư mục tương ứng với nội dung công việc cụ thể theo ví dụ sau đây:

Ví dụ như bạn muốn tổng hợp tất cả các thông tin của “dự án 1” thì bên dưới sẽ chia thành các thư mục nhỏ như “hình ảnh”, “hợp đồng”, “tài liệu”,… rồi nếu dưới các thư mục này có chia nhỏ xuống thì bạn hãy chia ra nhưng phải cùng một chủ đề có liên quan để quá trình theo dõi được thuận tiện và chính xác.

Sử dụng các trình duyệt để truy cập internet

Ngày nay, Internet đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày, nó mang đến nhiều tiện ích và công cụ hỗ trợ trong việc tìm kiếm thông tin, kiến thức mới trở nên dễ dàng hơn nhờ vào sự phổ biến của Internet.

Việc truy cập Internet qua các trình duyệt rất đơn giản, chỉ cần vài thao tác truy cập và gõ phím, bạn có thể dễ dàng tiếp cận đến hầu hết nội dung bạn đang cần tìm kiếm.

Dưới đây là một số trình duyệt được nhiều người sử dụng phổ biến hiện nay:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Bing
• Cốc Cốc
• Opera
• Microsoft Edge

Việc học máy tính cho người mới không quá khó, vì bạn có thể dễ dàng trở thành thành thạo trong việc sử dụng máy tính chỉ trong thời gian ngắn bằng tiếp cận và rèn luyện mỗi ngày để cải thiện kỹ năng sử dụng máy tính cho mình. Chúc các bạn thành công!

► Tham khảo thêm: Kỹ năng cứng là gì? 12 kỹ năng cứng quan trọng