Hồ sơ xin việc gồm những gì? Những quy định về hồ sơ xin việc cần lưu ý

Hồ sơ xin việc bao gồm những giấy tờ quan trọng đối với một ứng viên khi đi ứng tuyển tại bất kỳ công ty/doanh nghiệp nào. Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên. Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì?

Bộ hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì?

Bạn đang băn khoăn hồ sơ xin việc gồm những gì và mỗi loại giấy tờ đóng vai trò như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng phần của hồ sơ xin việc để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Đơn xin việc

Đơn xin việc là một trong những tài liệu quan trọng và không thể thiếu nhất trong bộ hồ sơ xin việc. Nó là cơ hội để bạn giới thiệu bản thân và thể hiện mong muốn được làm việc tại vị trí ứng tuyển.

Đơn xin việc thường được viết tay hoặc đánh máy, tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng. Nội dung đơn xin việc thường bao gồm: tiêu đề, lời giới thiệu, trình bày về ưu điểm, kinh nghiệm, kỹ năng, và cuối cùng là bày tỏ mong muốn được làm việc tại vị trí ứng tuyển.

Viết đơn xin việc bằng tay thể hiện sự chỉn chu, cẩn thận, tuy nhiên có thể khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ về khả năng sử dụng thành thạo công nghệ. Vì vậy, bạn nên cân nhắc lựa chọn hình thức phù hợp với từng vị trí và ngành nghề để tạo ấn tượng tốt nhất.

CV xin việc

CV là gì? CV xin việc được xem là “bản tóm tắt” về trình độ, kinh nghiệm cũng như năng lực và kỹ năng mà bạn tích lũy được qua nhiều công việc khác nhau. CV thường được thiết kế trên Word hoặc các công cụ chuyên dụng.

Một CV chuyên nghiệp cùng bề dày kinh nghiệm sẽ giúp bạn “tỏa sáng” trong hàng ngàn ứng viên khác. Truy cập ngay CVHay - nơi bạn có thể tự tay tạo cho mình những mẫu CV ấn tượng.

Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương

Sơ yếu lý lịch tự thuật là một trong những văn bản không thể thiếu trong hồ sơ xin việc. Trong sơ yếu lý lịch, ứng viên cần điền chính xác toàn bộ thông tin cá nhân của mình (tên, tuổi, địa chỉ,...), thông tin về gia đình, quá trình đào tạo, công tác,... Những thông tin trên giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt những thông tin cơ bản về ứng viên.

Tờ khai sơ yếu lý lịch tự thuật thường được đính kèm trong bộ hồ sơ xin việc, vì thế ứng viên chỉ cần điền đầy đủ thông tin và mang đến Ủy ban nhân dân xã, phường để được xác nhận, đóng dấu.

Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe là loại giấy tờ cần được trong hồ sơ xin việc bởi đây sẽ là những thông tin đánh giá tình trạng sức khỏe của ứng viên. Bên cạnh đó, giấy khám sức khỏe còn là căn cứ đảm bảo rằng ứng viên có thể đáp ứng được công việc và tạo sự tin tưởng đối với các nhà tuyển dụng.

Thông thường có hai loại giấy khám sức khỏe, tùy từng công việc, lĩnh vực khác nhau mà công ty sẽ có những yêu cầu khác nhau cho loại giấy tờ này. Bạn cần lưu ý là giấy khám sức khỏe phải được sự xác nhận của cơ sở y tế, bệnh viện, trạm xá,... và có hiệu lực trong 6 tháng.

Bằng cấp, chứng chỉ liên quan

Những bằng cấp, chứng chỉ như: bằng Đại học/Cao đẳng, chứng chỉ tin học, ngoại ngữ,... cần được photo và công chứng tại xã, phường sinh sống. Đây là những loại giấy tờ bắt buộc có trong hồ sơ xin việc, bởi những văn bản trên sẽ là bằng chứng cho những kê khai trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc,... là hoàn toàn chính xác.

Ảnh chân dung (3x4 hoặc 4x6)

Ảnh chân dung thường có kích thước 3x4 hoặc 4x6, ảnh được dán lên sơ yếu lý lịch và bìa hồ sơ. Thông qua hình ảnh trên, nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn tổng quan về ứng viên cũng như ấn tượng tốt. Ngoài ra, ảnh chân dung còn được lưu lại để làm thẻ nhân viên, thẻ giữ xe,... khi ứng viên trúng tuyển tại vị trí.

Chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh

Chứng minh thư hay căn cước công dân, sổ hộ khẩu và giấy khai sinh cũng cần được photo công chứng để chứng minh rõ ràng lý lịch của ứng viên, đồng thời đáp ứng đầy đủ những giấy tờ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Những quy định về hồ sơ xin việc cần lưu ý

Để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng, hiểu rõ về công ty và vị trí ứng tuyển. Ngoài ra, bạn cần chú ý đến hồ sơ xin việc của mình:

Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin: Thông tin trong đơn xin việc phải đầy đủ, chính xác và tránh lỗi chính tả.

Trình bày khoa học: Nội dung hồ sơ nên ngắn gọn, súc tích, rõ ràng và khoa học.

Tham khảo mẫu CV: Bạn có thể tham khảo các mẫu CV có sẵn để học hỏi cách trình bày ấn tượng.

Chuẩn bị hồ sơ: Nên chuẩn bị 2-3 bộ hồ sơ gốc hoặc có công chứng và 5-10 bộ hồ sơ photo, lưu giữ cẩn thận bộ hồ sơ gốc.

Bằng cách lưu ý những điều trên, bạn sẽ có cơ hội tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng khả năng được nhận vào làm việc.

Hồ sơ xin việc online gửi qua email bao gồm những gì?

Khi xin việc online qua mail thì hồ sơ xin việc gồm những gì? Tương tự như bộ hồ sơ xin việc cơ bản, điều bạn cần quan tâm khi thực hiện hồ sơ xin việc online bao gồm: CV xin việc, đơn xin việc, các sản phẩm cá nhân, hình ảnh cá nhân và một số giấy tờ liên quan.

CV xin việc được trình bày rõ ràng, chỉn chu, thể hiện đầy đủ trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, hoạt động khác,... Ngoài ra, bạn nên đưa thêm một số thông tin cho thấy rằng bạn hoàn toàn phù hợp với vị trí như: sở thích, sự linh hoạt trong công việc,...

Đơn xin việc: Thể hiện mong muốn của bạn khi được làm việc tại Công ty, tìm hiểu kỹ càng về vị trí công việc và cho họ biết bạn biết đến thông tin tuyển dụng của họ từ đâu. Đơn xin việc cần soạn thảo chu đáo trước khi gửi đến nhà tuyển dụng.

Các sản phẩm cá nhân/Portfolio: Để nổi bật hơn hẳn so với các ứng viên khác, trong hồ sơ xin việc online bạn nên gửi kèm các sản phẩm của cá nhân để nhà tuyển dụng có cái nhìn chính xác hơn và xem ứng viên có phù hợp với vị trí hay không.

Hình ảnh cá nhân: Một số công việc có liên quan đến ngoại hình ứng viên cần gửi file ảnh chân dung hoặc toàn thân để đảm bảo rằng hồ sơ của bạn là hợp lệ.

Giấy tờ liên quan: Các giấy tờ về bằng cấp, chứng chỉ cũng được quan tâm khi gửi hồ sơ xin việc online.

Hồ sơ xin việc cần công chứng những gì?

Tùy vào từng nhà tuyển dụng mà sẽ có những giấy tờ cần công chứng khác nhau, tuy nhiên một số giấy tờ bắt buộc cần công chứng trong bộ hồ sơ xin việc:

- Sơ yếu lý lịch

- Bằng cấp, chứng chỉ,...

- Chứng minh thư, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh

Bạn có thể đến các Ủy ban nhân dân xã, phường, các phòng công chứng tư nhân uy tín để có thể chứng thực giấy tờ một cách chính xác nhất.

Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Hồ sơ xin việc rất dễ tìm mua tại các cửa hàng sáng, văn phòng phẩm hay những tiệm photocopy tài liệu,... đều bày bán để phục vụ nhu cầu khách hàng. Một bộ hồ sơ đầy đủ có giá từ 10.000 VND - 20.000 VND. Mặc khác, ứng viên có thể tự thiết kế, chỉnh sửa để tạo nên mẫu hồ sơ cho riêng mình.

Cách sắp xếp hồ sơ chuẩn để thu hút nhà tuyển dụng?

“Hồ sơ xin việc gồm những gì?” đã được thể hiện rõ ở phần trên. Vậy cần sắp xếp hồ sơ ứng tuyển như thế nào để ghi điểm với nhà tuyển dụng? Hầu như các nhà tuyển dụng thường không dành quá nhiều thời gian để xem xét giấy tờ trong bộ hồ sơ của ứng viên. Vì thế, để giữ chân nhà tuyển dụng khi xem qua hồ sơ xin việc của mình là điều không phải ứng viên nào cũng có thể làm được.

Ứng viên cần tạo được điểm nhấn cũng như những điểm nổi bật của bản thân để phù hợp với tiêu chí của nhà tuyển dụng. CV và đơn xin việc cần đưa lên đầu để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt thông tin ứng viên một cách nhanh chóng. Tiếp sau đó là những văn bằng chứng chỉ, thành tích đạt được của ứng viên.

Thu thập thông tin

Hãy tiến hành thu thập và sàng lọc toàn bộ thông tin cá nhân để trình bày rõ ràng trong hồ sơ xin việc dựa trên bảng mô tả công việc của doanh nghiệp (Job Detail). Bạn cần nắm rõ các yêu cầu về thông tin, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn cho vị trí mà bạn mong muốn ứng tuyển để đưa vào những thông tin phù hợp, “vừa mắt” nhà tuyển dụng.

Tạo điểm nhấn

Vì nhà tuyển dụng sẽ không có thời gian xem toàn bộ hồ sơ xin việc, nên bạn cần biết cách tạo điểm nhấn để gây ấn tượng với họ. Hãy sáng tạo hồ sơ theo cách của mình nhưng cần đảm bảo đầy đủ thông tin mà không bị “lố”. Bên cạnh đó, bạn có thể đính kèm số liệu, hình ảnh và thành quả cụ thể trong phần kinh nghiệm làm việc để tăng thêm độ tin cậy cho bộ hồ sơ.

Viết đơn giản, súc tích

Bạn cũng cần lưu ý cách hành văn trong hồ sơ xin việc: viết rõ ràng, súc tích ngắn gọn nhưng vẫn chưa đủ thông tin. Không nên dùng các từ ngữ mang tính trừu tượng, ký hiệu đặc biệt… Đừng quên kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo hồ sơ xin việc hoàn chỉnh trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.

Trước khi đi xin việc cần chuẩn bị bao nhiêu loại hồ sơ?

Mỗi ứng viên nên chuẩn bị từ hai bộ hồ sơ xin việc với đầy đủ giấy tờ để phòng những trường hợp bất trắc xảy ra. Nên chuẩn bị cả hồ sơ có công chứng, chứng thực để đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng. Đồng thời, số lượng hồ sơ xin việc cũng tùy thuộc vào số công ty mà ứng viên ứng tuyển, để có thể chuẩn bị cho phù hợp.

Một số kinh nghiệm khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Dưới đây là một số kinh nghiệm cho các ứng viên để có thể chuẩn bị cho mình bộ hồ sơ xin việc đầy đủ nhất:

- Kiểm tra, rà soát lại những loại giấy tờ về các trình bày, lỗi chính tả.

- Trình bày câu văn ngắn gọn, xúc tích, truyền đạt đúng thông điệp và thể hiện được nhu cầu, mong muốn làm việc tại vị trí ứng tuyển.

- Nên chuẩn bị thêm nhiều bộ hồ sơ để phòng những trường hợp đáng tiếc xảy ra.

- Đơn xin việc được viết tay sẽ là điểm cộng lớn đối với nhà tuyển dụng thay vì đánh máy.

- Lên kế hoạch cụ thể về việc công chứng giấy tờ càng sớm càng tốt, để đảm bảo tính xác thực và kịp thời của hồ sơ.

- Trước khi nộp hồ sơ xin việc cho nhà tuyển dụng, ứng viên nên sao chép những thông tin có trong CV, đơn xin việc để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn được diễn ra tốt nhất.

- Cần bổ sung hồ sơ nhanh chóng khi có thông báo từ nhà tuyển dụng. Đồng thời, thường xuyên theo dõi những tin tức tuyển dụng tại công ty.

Một số câu hỏi liên quan đến hồ sơ xin việc

Hồ sơ xin việc online gồm những gì?

Hồ sơ xin việc online là tập hợp các tài liệu điện tử thể hiện năng lực và kinh nghiệm của ứng viên, giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng phù hợp với vị trí ứng tuyển. Hồ sơ xin việc online thường bao gồm các thành phần chính:

CV (Curriculum Vitae): Tóm tắt thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và sở thích của ứng viên.

Cover Letter (Thư xin việc): Thư giới thiệu bản thân, thể hiện sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển và khả năng đóng góp cho công ty.

Portfolio: Bộ sưu tập các sản phẩm, dự án, tác phẩm của ứng viên để chứng minh năng lực thực tế.

Các tài liệu đính kèm khác: Có thể bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, giấy khen, giấy chứng nhận, thư giới thiệu...

Làm hồ sơ xin việc có cần hộ khẩu không?

Bản photo sổ hộ khẩu thường là một trong những giấy tờ cần thiết được yêu cầu khi người lao động nộp hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, trên tinh thần của Luật Cư trú 2020, từ ngày 01/01/2023, sổ hộ khẩu đã chính thức bị bãi bỏ và không có giá trị sử dụng.

Sắp xếp hồ sơ xin việc như thế nào cho ấn tượng?

Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn nên trình bày những thông tin nổi bật nhất của mình ở đầu hồ sơ. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt được những điểm mạnh của bạn và tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp.

Sau phần giới thiệu, bạn có thể trình bày chi tiết về bằng cấp, chứng chỉ, giải thưởng đã đạt được. Tuy nhiên, hãy tập trung vào những thành tích cụ thể, đo lường được bằng con số để tăng uy tín cho bộ hồ sơ của bạn. Ví dụ, thay vì chỉ liệt kê bằng cấp, bạn có thể nêu rõ điểm số, kết quả học tập nổi bật hoặc những dự án, công việc đã thực hiện thành công.

Phía trên là những chia sẻ của CareerViet đến với bạn đọc về những lưu ý khi nộp hồ sơ xin việc cũng như trả lời được câu hỏi “hồ sơ xin việc gồm những gì”. Ngoài ra, để tìm được một công việc ưng ý, bạn có thể truy cập vào CareerViet . Nơi bạn có thể tự tạo CV chuyên nghiệp cho mình bằng công cụ CVHay và dễ dàng ứng tuyển thụ động thông qua tính năng “Cho phép tìm kiếm hồ sơ của tôi”.