Hướng dẫn cách tạo chữ ký email trên Outlook, Gmail, HTMLSIG, Hubspot

Chữ ký email giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin của người gửi và quảng bá thương hiệu với khách hàng của mình. Vậy chữ ký email là gì? Vai trò và cách tạo chữ ký email ra sao? Tất cả các thông tin này sẽ được Vietnix giải đáp chi tiết qua bài viết dưới đây, mời mọi người cùng tham khảo.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email được xem như một tấm danh thiếp đính kèm ở phần cuối mỗi bức thư, cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản của doanh nghiệp hay cá nhân. Chữ ký có thể được trình bày dưới dạng văn bản hoặc hình ảnh và bạn có thể chọn mẫu chữ ký phù hợp để giới thiệu thông tin của mình cho người nhận.

Vai trò của chữ ký email quan trọng như thế nào?

Chữ ký email có vai trò và lợi ích rất quan trọng trong chiến dịch marketing giúp cho người nhận email có thể nhận diện được thương hiệu hoặc đơn giản hơn đó là giúp dễ dàng liên lạc đúng người khi khách hàng có nhu cầu.

Một số vai trò quan trọng khi dùng chữ ký trong gửi email có thể kể đến như sau:

• Chữ ký giống như một tấm danh thiếp sẽ cho phép người gửi có thể quảng bán thương hiệu cá nhân hoặc công ty của mình đến người nhận email.
• Giúp tạo ấn tượng đối với người nhận về cá nhân hoặc thương hiệu công ty giữa hàng chục, hàng trăm email mà người nhận nhận được.
• Sẽ giúp người nhận dễ dàng có được thông tin liên lạc của người gửi khi họ có nhu cầu sử dụng về sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Đóng vai trò là một quảng cáo ấn tượng thu hút khách hàng và người gửi có thể thêm lời mời đặt hàng hoặc website rất tiện ích.
• Nếu như tất cả các nhân viên trong công ty đều sử dụng một mẫu chữ ký sẽ giúp làm tăng thêm giá trị nhận diện thương hiệu.

Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên giao dịch thông qua email với khách hàng thì bạn nên tham khảo dịch vụ Email Doanh Nghiệp của Vietnix. Đây là dịch vụ email theo tên miền dành cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu dùng email tên miền riêng có tính bảo mật cao, gia tăng uy tín và chuyên nghiệp.

Tại thị trường trong nước, Vietnix là nhà cung cấp dịch vụ nâng tầm thương hiệu với email doanh nghiệp chất lượng và uy tín với mức giá chỉ từ 180.000 VND/Năm, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích như:

• Tăng tỷ lệ vào inbox 99%.
• Bảo mật cao.
• Hỗ trợ chuyển email về từ G suite - Office 365.
• Nhiều IP sạch.
• Giao diện quản lý thân thiện với người dùng.

Chữ ký email gồm những gì?

Yếu tố để có thể đánh giá một chữ ký email chất lượng tốt thì nó phải đáp ứng tốt được hai nhiệm vụ. Thứ nhất là tạo được sự thu hút chú ý của người đọc và thứ hai là truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm tốt cả hai điều này thì khi tạo chữ ký trong email bạn phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản cần thiết như sau:

• Họ và tên, tên công ty hoặc chức vụ của người gửi.
• Các thông tin liên hệ cơ bản bao gồm như: Email, số điện thoại, link website,…
• Link mạng xã hội: Thêm vào đó biểu tượng có gắn đường link mạng xã hội mà doanh nghiệp sở hữu như: facebook, skype, zalo,… giúp khách hàng tìm đến bạn trên những kênh này.
• Hình ảnh: Có thể có hoặc không, tuy nhiên việc có thêm hình ảnh của mình trong chữ ký sẽ tạo ấn tượng tốt với các đối tác và khách hàng của mình.
• Logo: Việc đính kèm logo cũng không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn dễ dàng hơn.

Dưới đây là một số cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp phổ biến nhất hiện nay là Outlook, gmail, HTMLSIG và Hubspot. Chi tiết:

Tạo chữ ký email trên Outlook

Tạo chữ ký trên Outlook cũng được mọi người lựa chọn nhiều, cách làm cụ thể như sau:

Bước 1: Mở Outlook.com, chọn New Email để tạo email mới.

Bước 2: Chọn Signature trong danh sách menu Message.

Bước 3: Sau đó, chọn New để tạo chữ ký mới.

Bước 4: Bạn điền tên cho chữ ký của mình và nhấn OK.

Bước 5: Điền các thông tin vào khung Edit signature. Ở đây bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo đại diện vào theo ý mình. Sau đó thì nhấn nút OK để hoàn tất.

Tạo chữ ký email trên Gmail

Việc tạo chữ ký trên gmail cũng rất đơn giản với các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào gmail, chọn Settings, sau đó chọn vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Tìm mục Signature (Chữ ký) và ở ô Không có chữ ký bạn bấm vào Tạo mới.

Bước 3: Sau đó hãy đặt tên chữ ký mới và bấm nút tạo:

Bước 4: Tiếp đến nhập nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo vào khung văn bản soạn thảo.

Bước 5: Cuối cùn nhấn Lưu thay đổi (Save changes) để lưu thay đổi vừa thiết lập. Bạn chỉ cần mở khung soạn thảo email mới là sẽ thấy mẫu chữ ký vừa tạo ở bên dưới cuối thư.

Tạo chữ ký email trên HTMLSIG

Để tạo được chữ ký email trên HTMLSIG bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ website https://htmlsig.com/. Ở đây sẽ có 2 sự lựa chọn là tạo chữ ký miễn phí và có phí, tùy vào nhu cầu bạn có thể chọn 1 trong 2.

Bước 2: Điền các thông tin theo yêu cầu vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…

Bước 3: Nhấn chọn vào Create Signature để hoàn tất việc tạo chữ ký.

Tạo chữ ký email trên Hubspot

Trên Hubspot việc tạo chữ ký cũng khá là đơn giản với các bước làm thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào link https://www.hubspot.com/email-signature-generator.

Bước 2: Giao diện màn hình trang chủ xuất hiện, bạn có thể chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu đăng ký.

Bước 3: Điền thông tin theo yêu cầu, chỉnh sửa style, upload tải ảnh lên và kèm theo phong cách chữ ký email mà bạn muốn.

Bước 4: Nhấn vào Create Signature để tạo chữ ký.

Để có được chữ ký email chuyên nghiệp, bạn cần quan tâm đến nhiều yếu tố. Tuy nhiên, sẽ có 4 yếu tố quan trọng hơn hết mà bạn cần đặc biệt quan tâm đó là hình ảnh, thiết kế, font chữ và màu sắc. Cụ thể:

Hình ảnh

Hình ảnh là thứ không bắt buộc nhưng để tạo chữ ký email có thể gây ấn tượng với bất kì người nhận nào thì hình ảnh cá nhân hoặc logo công ty là vô cùng cần thiết.

Thiết kế

Thiết kế có ảnh hưởng rất lớn đến việc thể hiện một chữ ký email chuyên nghiệp. Bạn nên thiết kế chúng theo dạng hierarchy. Các thông tin quan trọng như họ tên, số điện thoại,… hãy nhấn mạnh chúng bằng cách in đậm và chỉnh kích thước lớn.

Bên cạnh đó, bố cục của chữ ký email cũng nên lựa chọn đơn giản, dễ nhìn nhất có thể, tốt nhất là nên để ở dạng mặt phẳng hoặc bán phẳng, tránh sử dụng các thiết kế 3D.

Font chữ

Cần sử dụng các font chữ đơn giản dễ đọc. Tránh sử dụng các font khó đọc như calligraphy và script.

Màu sắc

Để người đọc không thấy bị rối mắt, một chữ ký email chỉ nên dùng nhiều nhất là 3 màu.

Cách thay đổi chữ ký email trong Outlook

Bước 1: Đăng nhập Outlook, nhấn chọn File trên thanh công cụ.

Bước 2: Tiếp theo, chọn mục Options trong File.

Bước 3: Ở Options, chọn Mail. Sau đó ở dòng Create or modify signatures for messages, bạn nhấn chọn Signature.

Bước 4: Trong đó phần Select signature to edit, bạn sẽ thấy các chữ ký đã tạo trong tài khoản Outlook, hãy chọn chữ ký muốn chỉnh sửa.

Cách thay đổi chữ ký email trong Gmail

Bước 1: Trên giao diện Gmail, bạn chọn Settings (biểu tượng bánh răng). Trong menu mở rộng, chọn See All Settings.

Bước 2: Chọn tab General (Chung), bạn cuộn xuống tìm Signature và nhấp vào chữ ký mà bạn muốn thay đổi.

Bước 3: Phần nội dung chữ ký hiện tại và bạn có thể chỉnh sửa nội dung chữ ký. Có nhiều lựa chọn định dạng khác nhau, tìm thấy ở cuối trường văn bản.

Bước 4: Thay đổi xong, hãy kéo trang xuống cuối và click vào Save Changes.

Đơn giản và bám sát thương hiệu

Khi thiết kế chữ ký email bạn nhất định phải nhớ hai yếu tố đó là phong cách thiết kế và tính dễ đọc. Để dễ đọc hãy giữ chữ ký đơn giản, chỉ chứa các thông tin cần thiết. Đưa một chữ ký email quá dài, không những người đọc không ấn tượng với bạn mà ngược lại khả năng cao là họ sẽ đóng email ngay lập tức.Về thiết kế, bạn nên bám sát, đồng nhất với nhận diện thương hiệu: từ màu sắc, bố cục trình bày, phông chữ màu sắc,…

Định hình phong cách thiết kế

Định hình phong cách thiết kế, ví dụ như sáng tạo, màu sắc cổ điển hay hiện đại, rõ ràng,… từ đó sẽ giúp bạn giới hạn được chọn lựa của mình. Nhanh chóng thiết kế được mẫu chữ ký email vừa ý.

Sử dụng linh hoạt các tùy chọn

Dùng các mẫu thiết kế chữ ký email có sẵn là cách nhanh nhất để bạn có cho mình một mẫu chữ ký đẹp và chuyên nghiệp. Các mẫu chữ ký Email cung cấp nhiều sự lựa chọn có thể chỉnh sửa. Nếu biết cách linh hoạt sử dụng chúng để cập nhật ảnh, icon mạng xã hội, logo hay thay đổi HTML, PSD,… bạn chắc chắn sẽ tạo được chữ ký email cực kỳ nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Chữ ký email khá dễ tạo, nhưng để tạo được một chữ ký email tốt thì không phải đơn giản. Bạn có thể dựa vào một số lời khuyên dưới đây để tùy chỉnh chữ ký email của mình cho tốt hơn:

Chọn chữ ký email đơn giản

Đừng cố nhồi nhét quá nhiều thông tin trong một thiết kế. Việc này sẽ khiến chữ ký Email của bạn trở nên khó nhìn, rối mắt và người nhận sẽ lười đọc thông tin. Hãy lựa chọn một chữ ký Email đơn giản với đủ thông tin quan trọng.

Kết nối với mạng xã hội

Phần lớn người nhận sẽ có đánh giá cao đối với các Email có kết nối mạng xã hội. Nếu bạn có các kênh mạng xã hội: Facebook, TikTok, Youtube,… đừng quên chèn link để người nhận có thể dễ dàng kết nối với bạn.

Chọn một tấm ảnh đẹp

Một tấm ảnh đẹp chắc chắn sẽ gia tăng sự chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt với người nhận.

Kết hợp màu sắc

Sử dụng màu sắc hài hòa là cách đơn giản nhất để thu hút sự chú ý. Tuy nhiên nếu kết hợp quá nhiều màu sắc trong cùng một thiết kế sẽ khiến chữ ký email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Nên dùng tối đa ba màu, các màu sắc phải có sự hài hòa và tương tác với nhau.

Thống nhất chữ ký email trong doanh nghiệp

Nếu bạn làm việc cho doanh nghiệp, thì nên theo đúng phong cách và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Thông thường việc tạo chữ ký email trong trường hợp này gồm: tuyên bố bảo mật, link liên kết Website và các tài khoản mạng xã hội của doanh nghiệp, địa chỉ.

Có thể sử dụng màu đen - trắng tạo sự tương phản

Nếu bạn không có cảm quan đối với màu sắc và không biết kết hợp sao cho hợp lý, thì hai màu đen - trắng là lựa chọn an toàn và hiệu quả của bạn.

Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp ở đâu tốt?

Ngoài các công cụ chính như gmail hay Outlook thì bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác hỗ trợ bên ngoài. Những công cụ này sẽ giúp thiết kế chữ ký cho bạn đẹp mắt hơn. Thông thường các phần mềm này sẽ miễn phí nhưng có nhiều chức năng bị giới hạn, còn đối với các phiên bản cao cấp hơn thì bạn sẽ phải trả phí để sử dụng.

Bạn có thể sử dụng một vài trình tự động tạo chữ ký email thông dụng nhất hiện nay như:

• Emailsignaturerescue.com: Ứng dụng này cho phép tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 mẫu khác nhau.
• Mail-signatures.com: Là phần mềm tập hợp đa dạng các mẫu chữ ký chuyên nghiệp, ấn tượng. Qua đó bạn có thể dễ dàng lựa chọn một mẫu chữ ký phù hợp đối với mình.
• Canvato.net: Có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với nhiều tùy chỉnh khác nhau và còn được hướng dẫn tạo chữ ký email sao cho nổi bật và chuyên nghiệp.

Top 5 mẫu chữ ký email online chuyên nghiệp hữu ích cho bạn

Bạn có thể tham khảo các mẫu chữ ký email sau đây để lựa chọn cho mình một mẫu phù hợp nhất đối với mình. Cụ thể:

Mẫu chữ ký số 1:

Mẫu chữ ký số 2:

Mẫu chữ ký số 3:

Mẫu chữ ký số 4:

Mẫu chữ ký số 5:

Lời kết

Hy vọng với những thông tin tổng hợp chi tiết ở trên đã giúp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về chữ ký email và cách tạo chữ ký như thế nào. Đây sẽ là những thông tin cơ bản để giúp bạn có thể từng bước quảng bá thương hiệu cá nhân, tổ chức của mình một cách hữu hiệu nhất nên áp dụng.