Logistics là quá trình đưa sản phẩm của bạn từ nhà cung cấp đến khách hàng. Nó liên quan đến việc mua sản phẩm từ các nhà cung cấp và nhà bán buôn của bạn, sản xuất, lưu trữ và phân phối các sản phẩm đó. Sẽ rất hữu ích nếu bạn hiểu sâu sắc về hệ thống logistics của mình để tối đa hóa lợi nhuận trong khi cung cấp cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất có thể. Trong bài viết này, GOODVN thảo luận về quy trình logistics là gì, tại sao nó lại quan trọng, các thành phần của logistics là gì và nó khác với quản lý chuỗi cung ứng như thế nào?
Logistics là gì?
Thuật ngữ “Logistics” và “chuỗi cung ứng” (Logistics and Supply Chain Management) đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng logistics là một yếu tố của chuỗi cung ứng tổng thể.
Logistics đề cập đến sự di chuyển của hàng hóa từ Điểm A đến Điểm B, bao gồm hai chức năng: vận chuyển và lưu kho. Chuỗi cung ứng tổng thể là một mạng lưới các doanh nghiệp và tổ chức làm việc theo một chuỗi các quá trình, bao gồm cả logistics, để sản xuất và phân phối hàng hóa, đảm bảo vòng đời của một sản phẩm và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất.
Đặc điểm ngành dịch vụ Logistics
Dịch vụ logistics chịu sự điều phối và quản lý của pháp luật. Vì vậy nó được kiểm soát bằng những quy định cụ thể trong luật thương mại 2005. Những đặc điểm cơ bản của logistics:
- Do thương nhân thực hiện
- Là dịch vụ có tính hoàn thiện cao nhất
- Đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp
- Được thực hiện trên cơ sở hợp đồng các bên
Logistics bao gồm những hoạt động gì?
Từ khái niệm về dịch vụ logistics, chúng ta có thể thấy được một doanh nghiệp logistics hoạt động dựa trên các nền tảng sau:
Logistics sinh tồn
Đây chính là nền tảng cơ bản của các hoạt động logistics nói chung. Nền tảng này hướng đến việc logistics cung ứng các nhu cầu trong cuộc sống. Nó đáp ứng các nhu cầu trong cuộc sống của con người. Hiểu nôm na, thì logistics sinh tồn chính là quá trình vận chuyển sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Đây cũng chính là bản chất cơ bản của các dịch vụ logistics nói chung.
Logistics hoạt động
Hoạt động doanh nghiệp logistics xét theo khía cạnh hoạt động sẽ gắn liền với hệ thống sản xuất của đối tác. Nó chính là các hoạt động liên quan đến vận chuyển, lưu kho cho các nguyên liệu đầu vào, đầu ra. Sau đó, phân phối sản phẩm đến các kênh phân phối (siêu thị, trung tâm thương mại, hệ thống chuỗi bán hàng, nhà phân phối, các cửa hàng nhỏ lẻ…)
Logistics hệ thống
Đây chính là những yếu tố giúp cho một công ty dịch vụ logistics có thể hoạt động được. Nó bao gồm nhà xưởng, công nghệ, nhân lực, máy móc thiết bị tối thiểu. Thiếu những yếu tố này, thì doanh nghiệp không thể thực hiện được dịch vụ logistics.
Quy trình hoạt động logistics
Các hoạt động của Logistics bao gồm:
- Dịch vụ khách hàng
- Dự báo nhu cầu
- Thông tin trong phân phối
- Kiểm soát lưu kho
- Vận chuyển nguyên vật liệu
- Quản lý quá trình đặt hàng
- Lựa chọn địa điểm nhà máy và kho
- Thu gom hàng hóa
- Đóng gói, xếp dỡ hàng
- Phân loại hàng hóa
Hoạt động của Logistics
Logistics là khâu trung gian để đưa hàng hoá (sản phẩm hoặc dịch vụ) đến tay người tiêu dùng nhanh nhất. Nó sẽ bao gồm các hoạt động vận tải hàng hóa xuất và nhập, quản lý đội tàu, kho bãi, nguyên vật liệu, thực hiện đơn hàng, quản trị tồn kho, hoạch định cung cầu. Ngoài ra Logistics cũng sẽ kiêm luôn việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu đầu vào, lập kế hoạch sản xuất, đóng gói sản phẩm, dịch vụ khách hàng.
Hoạt động của Quản lý chuỗi cung ứng
Quản lý Chuỗi cung ứng là sự phối hợp của sản xuất - tồn kho - địa điểm và vận chuyển nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả các nhu cầu của thị trường. Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các hoạt động quản lý hậu cần gồm lập kế hoạch và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng và thu mua, bao gồm tất cả hoạt động Logistics.
Logistics khác với quản lý chuỗi cung ứng như thế nào?
Logistics và quản lý chuỗi cung ứng tương tự nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. Logistics đề cập đến việc di chuyển và lưu trữ sản phẩm bên trong và bên ngoài công ty. Quản lý chuỗi cung ứng là một chuỗi các hoạt động liên kết với nhau liên quan đến quá trình sản xuất và vận chuyển hàng hóa — từ nguyên liệu thô đến thành phẩm cho đến khi đến tay khách hàng.
Điều đó nói lên rằng, hậu cần là một phần của chuỗi cung ứng. Điều này có nghĩa là bất kỳ ai quản lý chuỗi cung ứng của công ty bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý các công ty chuyển phát bưu kiện, công ty vận chuyển, giao nhận hàng hóa, công ty môi giới hải quan và nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba.
Phân loại các hình thức của logistic trong xuất nhập khẩu
1PL: First Party Logistics hay Logistics tự cấp
Ở nhóm đầu tiên này, đa phần 1PL được áp dụng ở các công ty tự tổ chức và thực hiện các hoạt động logistics, là một trong những nguồn thu chính cũng như tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí.
Trong đó, hầu như mọi khâu liên quan đến vận chuyển và lưu trữ hàng hóa xuất nhập khẩu đều do công ty tự cung cấp: phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ và các nguồn lực khác bao gồm cả con người để hoàn thành chu kỳ Logistics.
II. 2PL: Second Party Logistics hay Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ hai
2PL là một hình thức thuê dịch vụ từ bên thứ 2 của công ty xuất nhập khẩu mà ở đó, các công ty bên thứ 2 này chỉ đảm nhận 1 khâu trong chuỗi Logistics. Nói nôm na, 2PL là việc kiểm soát các hoạt động truyền thống như vận tải, kho vận, thủ tục hải quan và thanh toán.
III. 3PL: Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba hay logistics theo hợp đồng
Đây là một hình thức thay mặt cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện các dịch vụ logistics trong từng khâu nhỏ trong chuỗi Logistics như: thay mặt cho người gửi hàng thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, cung cấp chứng từ giao nhận - vận tải và vận chuyển nội địa hay thay mặt cho người nhập khẩu làm thủ tục thông quan hàng hóa và đưa hàng đến nơi đã quy ước.
+ Sử dụng 3PL đồng nghĩa việc thuê các công ty bên ngoài để thực hiện các hoạt động logistics, có thể là toàn bộ quá trình quản lý logistics hoặc chỉ là một số hoạt động có chọn lọc.
+ Các chủ hàng sử dụng 3PL và nhà cung cấp dịch vụ logistics có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực chia sẻ thông tin, rủi ro, và các lợi ích theo một hợp đồng dài hạn.
IV. 4PL: Cung cấp dịch vụ logistics thứ tư hay logistics chuỗi phân phối, hay nhà cung cấp logistics chủ đạo - LPL.
Đây là phần quản lý và thực hiện các hoạt động logistics phức tạp bao gồm quản lý nguồn lực, trung tâm điều phối kiểm soát. Bên cạnh đó, 3PL được bao gồm trong 4PL để thiết kế chiến lược, xây dựng và thực hiện chuỗi phân phối cho đơn vị khách hàng một cácnh linh hoạt mà không đơn giản chỉ liên quan đến chuỗi cung ứng.
Trong 4PL, công ty hoặc tổ chức đại diện sẽ được ủy quyền của khách hàng với vai trò quản lý, tập chung cải tiến hiệu quả quy trình và thực hiện toàn bộ chuỗi cung ứng và Logistics. Do vậy, 4PL đang ngày càng trở thành một trong những vị trí chủ chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
4PL = 3PL + dv CNTT + quản lý các tiến trình kinh doanh.
Xem thêm dịch vụ liên quan:
- Dịch vụ chứng nhận ISO 9001
- Dịch vụ chứng nhận ISO 14001
- Dịch vụ chứng nhận ISO 45001
V. 5PL: Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ năm.
5PL là dịch vụ logistic phổ biến và phát triển nhất hiện nay dành cho Thương mại điện tử. 5PL quản lý và điều phối hoạt động của các 3PL, 4PL thông qua các giải pháp thông tin liên quan đến cung và cầu trên thị trường dịch vụ giao hàng thương mại điện tử. Điểm đặc trưng của 5 PL là các hệ thống (Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS). Cả ba hệ thống này có liên quan chặt chẽ với nhau trong một hệ thống thống nhất và công nghệ thông tin.
5PL là giải pháp dành cho các Shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có thể tích hợp dễ dàng hệ thống quản lý/ ứng dụng của 5PL khi vận hành hệ thống chuyên nghiệp.
Ví dụ về Logistics
Các phương pháp tốt nhất về logistics khác nhau tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp và các quyết định về sản phẩm của nó. Hãy xem xét các phương sai trong các ví dụ sau.
Một nhà sản xuất dựa trên mô hình kinh doanh của mình dựa trên một hệ thống quản lý hàng tồn kho kịp thời giúp điều chỉnh việc nhận nguyên liệu với lịch trình sản xuất, do đó, ít cần phải trả cho việc lưu kho và vốn của công ty liên tục được giải phóng để tái đầu tư. Các ưu tiên về hậu cần của nó bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn các nhà cung cấp luôn giao hàng đúng thời hạn và ngân sách, thu nhận nhanh nguyên vật liệu khi đến nơi và xử lý nguyên liệu hiệu quả. Khi hàng hóa cuối cùng được sản xuất, ưu tiên chuyển sang đóng gói thành phẩm và vận chuyển đến các nhà phân phối, bán buôn, bán lẻ hoặc các khách hàng khác. Các nhà sản xuất cần quản lý hậu cần từ đầu đến cuối thực sự từ mua hàng đến nhận hàng, sản xuất đến đóng gói, bảo quản và vận chuyển đến người mua.
Nếu nhà sản xuất có mô hình trực tiếp đến người tiêu dùng, họ có thể sử dụng chuỗi cung ứng như một nhà cung cấp dịch vụ để đưa sản phẩm của mình đến tay khách hàng cuối cùng.
Trong ví dụ thứ hai, một cửa hàng quần áo boutique đặt hàng từ các nhà thiết kế và nhà sản xuất. Hàng hóa thành phẩm đến kho phân phối chính của nhà bán lẻ để lấy hàng. Các mặt hàng đầu tiên được tách ra - được chia nhỏ từ bao bì thương mại số lượng lớn đến các gói hàng tiêu dùng cá nhân. Mã vạch được thêm vào, sau đó các mặt hàng được phân loại, đóng gói và chuyển đến cửa hàng hoặc nhà kho gần đó. Logistics cho nhà bán lẻ bắt đầu với việc tiêu thụ hàng hóa và tiếp tục thông qua việc vận chuyển những hàng hóa đó đến điểm đến cuối cùng của họ, trong trường hợp này là một cửa hàng truyền thống, không phải khách hàng cuối cùng.
Trong kịch bản bán lẻ thứ hai, một số hoặc tất cả hàng hóa được gửi đến trung tâm thực hiện đơn hàng, nơi chúng được xử lý và chuyển đến khách hàng cuối cùng, những người có khả năng đã mua hàng trực tuyến. Trong trường hợp này, hậu cần đòi hỏi nhà bán lẻ nhận hàng hóa mà họ đã đặt từ nhà cung cấp, hợp nhất chúng và lưu trữ trong kho lưu trữ của trung tâm đáp ứng tại chỗ để được phân loại theo đơn đặt hàng của khách hàng và sau đó được vận chuyển bởi một công ty cung cấp hậu cần bên thứ ba, chẳng hạn như UPS, FedEx hoặc USPS.
Trong tình huống thứ ba, nhà bán lẻ phân phối lại hàng tồn kho trong cửa hàng của mình cho các cửa hàng khác, nơi có nhu cầu về sản phẩm cao hơn để tránh giảm giá và thu lợi nhuận. Hoặc, nhà bán lẻ có thể biết từ phân tích của mình rằng nhu cầu ở mọi nơi đang giảm đối với một số sản phẩm nhất định. Trong trường hợp đó, càng nhanh chóng đánh dấu hàng giảm hoặc bán cho đại lý chiết khấu bán lẻ với giá giảm hàng loạt thì càng có nhiều khả năng thu hồi lại nhiều khoản đầu tư của mình. Logistics trong trường hợp này bao gồm việc kiểm soát hàng tồn kho, lập kế hoạch nhu cầu, kéo, đóng gói và vận chuyển sản phẩm giữa các cửa hàng, chuyển một số mặt hàng đến kệ bán hàng và vận chuyển phân phối số lượng lớn trong một giao dịch với người bán bên thứ ba.
Nếu nhà bán lẻ tuyên bố rằng một số sản phẩm còn lại là quá đắt để bán, vì nhu cầu quá thấp ở bất kỳ mức giá nào, thì công tác hậu cần cũng sẽ bao gồm việc vận chuyển những mặt hàng này đến một tổ chức từ thiện để được xóa bỏ thuế. Nếu một số sản phẩm đó cũng bị hư hỏng, người quản lý hậu cần của nhà bán lẻ sẽ vận chuyển nó đến nơi xử lý.
Tầm quan trọng của Logistics
Logistics tập trung vào sự di chuyển của hàng hóa, nhưng ảnh hưởng của nó còn mở rộng hơn nữa. Trong kinh doanh, thành công trong lĩnh vực logistics có nghĩa là tăng hiệu quả, chi phí thấp hơn, tốc độ sản xuất cao hơn, kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn, sử dụng không gian nhà kho thông minh hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng và nhà cung cấp cũng như cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Mỗi yếu tố này đều có thể làm kim chỉ nam cho sự thành công của công ty một cách đáng kể. Lưu ý rằng dịch vụ logistics cũng mở rộng sang việc quản lý lợi nhuận để chiết xuất nhiều nhất doanh thu từ những hàng hóa này.
Có bảy trụ cột của logistics hiệu quả:
- Tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu: Tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu không chỉ là việc tìm kiếm nhà cung cấp có chi phí thấp nhất cho nguyên liệu thô được sử dụng trong sản xuất. Logistics bao gồm tính toán và quản lý các yếu tố và chi phí đóng góp, chẳng hạn như sự chậm trễ của đơn hàng, xếp hạng ưu tiên của đối thủ cạnh tranh và khóa hàng, chi phí dịch vụ bổ sung, phí không liên quan, chi phí vận chuyển tăng do khoảng cách hoặc môi trường quy định và chi phí lưu kho. Việc tìm kiếm nguồn phù hợp cho bất kỳ tài liệu nhất định nào đòi hỏi sự hiểu biết và quản lý tốt tất cả các yếu tố góp phần. Quá trình này được gọi là tìm nguồn cung ứng chiến lược, và hậu cần đóng một vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch đó.
- Vận tải: Cốt lõi của logistics là hoạt động vận chuyển hàng hóa từ Điểm A đến Điểm B. Đầu tiên, một công ty cần chọn phương thức vận chuyển tốt nhất - ví dụ như đường hàng không hoặc đường bộ - và người vận chuyển tốt nhất dựa trên chi phí, tốc độ. và khoảng cách, bao gồm cả việc tối ưu hóa các tuyến đường yêu cầu nhiều nhà cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp vận chuyển toàn cầu, người gửi hàng cần phải cập nhật nhanh chóng về hải quan, thuế quan, tuân thủ và bất kỳ quy định liên quan nào. Các nhà quản lý vận tải cần lập hồ sơ và theo dõi các lô hàng, quản lý việc lập hóa đơn và báo cáo về hiệu suất bằng cách sử dụng bảng điều khiển và phân tích.
- Thực hiện đơn hàng: Để hoàn thành một giao dịch, các mặt hàng phải được “chọn” từ kho theo đơn đặt hàng của khách hàng, đóng gói và dán nhãn đúng cách và sau đó vận chuyển cho khách hàng. Nói chung, các quy trình này bao gồm việc thực hiện đơn hàng và là trung tâm của chuỗi hậu cần trong việc phân phối khách hàng.
- Lưu kho: Cả lưu kho ngắn hạn và dài hạn đều là những phần phổ biến của kế hoạch hậu cần. Nhưng hệ thống quản lý kho cũng cho phép lập kế hoạch hậu cần. Ví dụ, các nhà lập kế hoạch hậu cần phải xem xét tính khả dụng của không gian nhà kho và các yêu cầu đặc biệt như kho lạnh, phương tiện cập cảng và sự gần gũi với các phương thức vận tải như đường sắt hoặc nhà máy đóng tàu. Hơn nữa, tổ chức bên trong các kho hàng là một phần của kế hoạch hậu cần. Thông thường, hàng hóa di chuyển thường xuyên hoặc có lịch vận chuyển sớm được đặt ở phía trước nhà kho. Các mặt hàng có nhu cầu thấp hơn được cất giữ ở phía sau. Hàng hóa dễ hư hỏng thường được luân chuyển vì vậy những mặt hàng cũ nhất được chuyển ra ngoài đầu tiên. Các mục thường được đóng gói thường được lưu trữ bên cạnh nhau, v.v.
- Dự báo nhu cầu: Logistics chủ yếu dựa vào dự báo nhu cầu hàng tồn kho để đảm bảo rằng một doanh nghiệp không bao giờ thiếu các sản phẩm hoặc nguyên vật liệu cốt lõi hoặc có nhu cầu cao — và cũng không bao giờ buộc phải tăng vốn không cần thiết vào hàng hóa nhập kho với doanh số bán hàng chậm chạp.
- Quản lý hàng tồn kho: Bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho để lập kế hoạch trước cho nhu cầu gia tăng đối với các sản phẩm theo mùa hoặc theo xu hướng, các công ty có thể giữ lợi nhuận cao hơn và làm cho hàng tồn kho quay vòng nhanh hơn, nghĩa là tỷ lệ số lần bạn bán và thay thế hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. Ngược lại, bằng cách lưu ý lượng hàng tồn kho chậm lại đối với các sản phẩm khác, một công ty có thể xác định tốt hơn khi nào nên đưa ra giá chiết khấu hoặc các biện pháp khuyến khích khác để giải phóng vốn nhằm tái đầu tư vào hàng hóa có nhu cầu cao hơn. Hơn nữa, doanh số bán lẻ thường khác nhau giữa các cửa hàng, khu vực này với khu vực khác và quốc gia này với quốc gia khác. Quản lý hàng tồn kho tốt cho phép doanh nghiệp quyết định vận chuyển các sản phẩm đang hoạt động kém ở cửa hàng hoặc khu vực này sang cửa hàng hoặc khu vực khác thay vì chịu lỗ thông qua việc định giá chiết khấu để loại bỏ hàng tồn kho. Logistics là chìa khóa để di chuyển hàng tồn kho đến nơi có khả năng có được giá tốt nhất.
- Quản lý chuỗi cung ứng: Logistics là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất, sau đó đến người bán hoặc nhà phân phối và cuối cùng là đến người mua. Chuỗi cung ứng về cơ bản là một chuỗi các giao dịch. Nếu hậu cần không thành công, chuỗi cung ứng không thành công và các giao dịch bị đình trệ. Một ví dụ điển hình: kệ để trống trong các lối đi bán sữa của cửa hàng tạp hóa ngay cả khi nông dân đổ bỏ sữa khi chuỗi cung ứng bị phá vỡ trong đại dịch.
Các kiến thức kỹ năng cần có khi làm logistic
Để có thể làm tốt công việc logistics, có kiến thức thôi chưa đủ, bạn cần có cho mình những kỹ năng quan trọng như:
Khả năng nhìn thấu bức tranh toàn cảnh quy trình logistics để có thể lường trước được những rủi ro, phát sinh có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Đồng thời, bạn cũng cần xây dựng được kế hoạch dự phòng nếu cần thiết.
Khả năng thích ứng và linh hoạt, đặc biệt là trong thay đổi chuỗi cung ứng. Nhất là trong thời kỳ hiện nay, logistics ngày càng phát triển.
Bình tĩnh dưới áp lực là phẩm chất cực kỳ quan trọng để bạn có thể hòa nhập được với công việc, thực hiện đúng các hoạt động, tránh rủi ro,, sai lệch gây hỏng “mắt xích” logistics nào đó.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là điều cần thiết giúp bạn thành công trong lĩnh vực này.
Trung thực trao đổi với khách hàng mỗi khi có vấn đề về vận chuyển để 2 bên cùng san sẻ, giải quyết mới là hướng đi đúng đắn giúp tạo niềm tin của khách hàng, củng cố mối quan hệ công ty bạn với đối tác.
Ngoài ra, bạn cũng cần liên tục cải thiện các hiệu quả công việc, hiểu về quản lý, khả năng giải tỏa căng thẳng, giảm áp lực,… Tất cả những điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt được thành công trong lĩnh vực logistics này.
