Chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có dấu

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải đóng dấu hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Đây là thắc mắc của rất nhiều độc giả Hoatieu, xin được giải đáp với nội dung như sau:

Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nhiều bộ phận gặp vướng mắc khi triển khai hóa đơn điện tử, đặc biệt là khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần đóng dấu hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Vấn đề trên cũng là băn khoăn của một số doanh nghiệp gửi đến Cục Thuế TP Hà Nội như sau.

Công ty A có chuỗi cửa hàng tại TP.HCM. Hà Nội có nhiều chi nhánh, cơ sở với trung bình hơn 10 nghìn hóa đơn mỗi tháng nên việc đóng dấu hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy là rất khó khăn cho công ty, tốn nhiều thời gian. , bảng hiệu không được khách hàng giao cho công ty đúng thời hạn. Như vậy, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử đã chuyển đổi sang hóa đơn giấy mà không cần phải đóng dấu tròn của doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử tại Thông tư 32/2011/TT-BTC

Về nguyên tắc, theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011.

Người bán hàng được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa vật chất trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy phải tuân thủ quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, có dấu của người bán.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

• Thể hiện đầy đủ nội dung của bản gốc hóa đơn điện tử;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
• Chữ ký, họ và tên của người chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy phải có dấu của người bán

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải tuân thủ các quy định về lưu trữ chứng từ kế toán nêu trên.

Do đó, nếu doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hệ thống hóa đơn điện tử sẽ cho phép kiểm tra hộp thư điện tử – Hóa đơn là hóa đơn giấy và chỉ được chuyển đổi một (01) lần, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy phải có dấu của người bán.

Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn điện tử và chuyển đổi hóa đơn giấy.

(Hướng dẫn trên được thực hiện tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTK ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính, tham khảo Hướng dẫn 5305/TCT-DNL ngày 25/12/2018 của Tổng cục Thuế)

Mời các bạn xem thêm các thông tin hữu ích khác tại mục phân phát pháp luật của HoaTieu.vn.