Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khó tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn dẫn đến việc hủy hóa đơn điện tử. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu cách hủy tài khoản điện tử.

1. Buộc hủy hóa đơn điện tử đã lập

Để hiểu rõ các trường hợp bị buộc tiêu hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, cần hiểu rõ thế nào là tiêu hủy hóa đơn điện tử và phân biệt với việc tiêu hủy tài khoản điện tử. Khi hủy hóa đơn điện tử đã cung cấp, kế toán phải lập hóa đơn thay thế.

1.1 Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ Điều 32/2011/TT-BTC Điều 11 Khoản 3 thì việc hủy hóa đơn điện tử làm mất hiệu lực. Cần phân biệt giữa việc hủy hóa đơn điện tử và hủy hóa đơn điện tử.

Việc hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không còn khả dụng và tham chiếu đến thông tin ghi trên hóa đơn đó. Việc hủy hóa đơn khi hóa đơn điện tử đã hết hiệu lực sử dụng theo thủ tục do Luật Kế toán quy định, nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép hủy. Khi hủy hóa đơn phải đảm bảo không làm ảnh hưởng đến tính nguyên vẹn của hóa đơn điện tử chưa hủy và hệ thống thông tin vẫn phải hoạt động bình thường.

1.2 Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Tại thông tư 39/2014/TT-BTK điểm 29 Điều 29 quy định: Các trường hợp hủy tài khoản. Căn cứ vào đặc thù khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử, các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành căn cứ Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTK liên quan đến hóa đơn đã phát hành.

Các trường hợp hủy hóa đơn bao gồm:

• Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, phát hiện có sai sót.

– Theo Khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC Trường hợp này nếu phát hiện có sai sót thì phải hủy, người bán và người mua lập biên bản liên số hóa đơn đã phát hành về việc hủy. sai.

– Trên giấy rút hóa đơn phải ghi rõ lý do rút hóa đơn. Người bán vượt qua các liên kết, lưu trữ số hóa đơn không chính xác và phát hành lại hóa đơn mới theo quy định.

• Trường hợp 2: Hóa đơn được tạo và giao cho người mua, hàng hóa được vận chuyển, dịch vụ được cung cấp, người bán và người mua kê khai thuế và sau đó sai sót được phát hiện.

– Theo Điều 20 Khoản 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên bán và bên mua phải đăng ký hoặc có văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi, đồng thời bên bán phải sửa lỗi. hình thức.

– Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, số tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số, thuế đầu ra, đầu vào của hàng mua. Hóa đơn điều chỉnh không được có số âm (-).

2. Cách hủy hóa đơn điện tử đã lập

Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử? Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được hướng dẫn bởi phần mềm hóa đơn điện tử của chúng tôi.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm Hóa đơn điện tử và chọn hóa đơn cần hủy

Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử của công ty, Chọn sản phẩm Chọn “Hóa đơn sử dụng” => “Bảng kê hóa đơn điện tử”.

Để tìm nhanh hóa đơn muốn hủy, bạn hãy nhập số hóa đơn hoặc các thông tin như tên đối tác, ngày xuất hóa đơn vào ô thích hợp rồi bấm nút “Tìm kiếm:“

Bước 2: Xử lý hóa đơn hủy

Trong danh sách hóa đơn điện tử, mở mục hóa đơn điện tử nhập sai thông tin, sau đó chọn “Xử lý tài khoản“.

Nếu bạn muốn hủy hóa đơn, hãy kiểm tra “Xóa bỏ“, sau đó nhập lý do xóa và nhập ngày xóa vào ô”Ngày xóa“. Cuối cùng chọn “Xử lý“hoàn thành.

Bước 3: Lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh

Trong phần Xử lý tài khoản, chọn sản phẩm “Thay thế” nếu muốn thay thế hóa đơn, hoặc chọn “Thay đổi” nếu muốn điều chỉnh hóa đơn.

Sau khi chọn, nhấp vào hộp kiểm “Xử lý”. Màn hình hóa đơn thay thế sẽ xuất hiện ngay sau đó, các thông tin từ hóa đơn gốc sẽ tự động được đưa vào hóa đơn điều chỉnh.

Kế toán sẽ thực hiện nội dung hóa đơn cần thay đổi như hàng hóa dịch vụ, số lượng hàng hóa, thành tiền…

Sau khi chỉnh sửa, chọn “Chú ý” và lập hóa đơn, ký điện tử như hóa đơn thông thường. Một thông báo mới sẽ tự động hiện ra: “TTạo thành công hóa đơn mới“.

Sau khi hoàn thành các bước, quay lại menu: “Sử dụng hóa đơn“chọn”Danh sách biên bản hóa đơnđể xem, tải xuống hoặc in biên bản gửi cho khách hàng “Biên bản thanh toán”.

Như vậy, bạn có thể vừa hủy hóa đơn, vừa lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh bằng hệ thống phần mềm E-invoice.

Vui lòng xem các bài viết khác trong mục Doanh nghiệp của chuyên mục Hỏi đáp pháp luật.