Shipping Instruction(SI) là gì? Hướng dẫn làm SI chuẩn

Nếu bạn đang có dự định học hoặc tìm hiểu về ngành Xuất nhập khẩu, chắc chắn bạn đã nghe qua thuật ngữ Shipping Instruction (SI) với các chuyến hàng vận chuyển qua đường biển rồi đúng không nào?

Vậy Shipping Instruction là gì? Tác dụng của nó là gì? Cách khai báo SI chuẩn nhất để hàng hoá được vận chuyển đúng hạn và tránh những rắc rối phát sinh?

Hãy cùng HVT Logistics tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây!

1. Shipping Instruction là gì?

Shipping Instruction(viết tắt là SI), hay còn gọi là Hướng dẫn gửi hàng, là một chứng từ quan trọng cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm các thông tin về các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cụ thể. Chủ hàng (người xuất khẩu) có trách nhiệm cung cấp SI cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận chuyển.

Mẫu Shipping Instruction

Mục đích chính của SI là đảm bảo việc cung cấp đầy đủ và thống nhất thông tin về lô hàng từ người gửi hàng. Điều này rất quan trọng để người vận chuyển có thể tạo ra vận đơn Bill of Lading một cách chính xác.

Để đảm bảo tính chính xác và thống nhất của thông tin trên chứng từ vận chuyển, đặc biệt là vận đơn (Bill of Lading) - SI cần được gửi cho người vận chuyển trước khi họ tạo vận đơn và trước thời hạn quy định (thường được gọi là SI Cut-off Time). Việc này giúp tránh những sai sót không đáng có trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Sau khi nhận được SI, người vận chuyển sẽ sử dụng nó làm căn cứ để tạo ra Bill nháp (Draft Bill), sau đó gửi cho khách hàng để kiểm tra và xác nhận. Bill nháp này sẽ được sử dụng để phát hành vận đơn chính thức sau này.

>>> Xem thêm: Bảng giá vận chuyển container đường biển quốc tế mới nhất

2. Nội dung trong Shipping Instruction (SI) chuẩn?

Mỗi hãng tàu hoặc đại lý tàu có thể có mẫu SI riêng của mình, nhưng nội dung cơ bản trong SI thường bao gồm các thông tin sau:

1. Tên và địa chỉ của người xuất khẩu (Shipper)

2. Tên và địa chỉ của người nhập khẩu (Consignee)

3. Tên và địa chỉ của người thông báo (Notify Party)

4. Nơi xuất phát (Place of Receipt)

5. Cảng xuất hàng (Port of Loading)

6. Cảng nhập hàng (Port of Discharge)

7. Nơi giao hàng (Place of Delivery)

8. Số booking hoặc số booking confirmation

9. Tên tàu và số chuyến tàu (Vessel/Voyage)

10. Số lượng và loại hàng hoá (Quantity and Description of Goods)

11. Trọng lượng và thể tích hàng hoá (Weight and Measurement of Goods)

12. Số container và seal (Container and Seal Numbers)

13. Loại container và kích thước container (Type and Size of Container)

14. Điều kiện thanh toán và vận chuyển (Terms of Payment and Shipment)

15. Mã số thuế của người xuất khẩu và người nhập khẩu (Tax Identification Number of Shipper and Consignee)

16. Các yêu cầu đặc biệt về bảo hiểm hay kiểm tra hàng hoá (Special Requirements for Insurance or Inspection of Goods).

3. Thời gian gửi SI để hàng hoá được vận chuyển đúng hạn

Người xuất khẩu cần gửi Shipping Instruction cho hãng tàu hoặc đại lý tàu ít nhất 48 giờ trước khi CY Closing để họ có thời gian xử lý thông tin và xuất B/L. CY Closing là thời điểm cuối cùng mà người xuất khẩu phải hoàn thành việc đóng container và gửi container đến cảng. Thông thường, CY Closing là 24 giờ trước khi tàu rời cảng.

Nếu gửi SI muộn, người xuất khẩu có thể bị phạt tiền phí muộn SI (Late SI Fee) hoặc bị từ chối vận chuyển hàng hoá.

4. Các trường hợp bị từ chối Shipping Instruction

Ngoài việc gửi SI muộn, có một số trường hợp khác mà người xuất khẩu có thể bị từ chối SI, như:

• SI không đầy đủ hoặc không chính xác các thông tin cần thiết.

• SI không khớp với các thông tin đã được thống nhất trong hợp đồng.

• SI có những yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu.

• SI không tuân theo các quy chuẩn quốc tế về an ninh hay môi trường.

• Khi bị từ chối SI, người xuất khẩu phải sửa lại và gửi lại SI cho hãng tàu hoặc đại lý tàu trong thời gian sớm nhất có thể để tránh ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển hàng hoá.

5. Hướng dẫn khai báo Shipping Instruction chuẩn

Để khai báo SI chuẩn nhất, người xuất khẩu có thể sử dụng hai cách sau:

Khai báo qua website của hãng tàu

Đây là cách khai báo SI nhanh chóng và tiện lợi. Người xuất khẩu chỉ cần truy cập vào website của hãng tàu mà mình đã booking và điền vào các thông tin theo mẫu SI online. Sau khi điền xong, người xuất khẩu sẽ nhận được một mã xác nhận SI (SI Confirmation Number) để theo dõi trạng thái của SI.

Khai báo SI qua email

Đây là cách khai báo SI truyền thống và phổ biến. Người xuất khẩu có thể sử dụng mẫu SI do hãng tàu hoặc đại lý tàu cung cấp hoặc tự soạn một email SI theo nội dung đã nêu ở trên. Sau khi soạn xong, người xuất khẩu sẽ gửi email SI cho hãng tàu hoặc đại lý tàu qua địa chỉ email đã được chỉ định. Người xuất khẩu cũng nên yêu cầu hãng tàu hoặc đại lý tàu xác nhận lại việc nhận được email SI.

Trên đây là những thông tin cơ bản về Shipping Instruction là gì và những kiến thức liên quan mà bạn cần biết khi thực hiện xuất nhập khẩu hàng hoá qua đường biển. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ý nghĩa, tác dụng và cách khai báo SI chuẩn nhất. Chúc bạn luôn thành công trong công việc xuất nhập khẩu của mình!

>>> Xem ngay: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói by HVT Logistics

Mọi chi tiết về thủ tục thông quan hàng hoá, xin liên hệ với chúng tôi tại:

Công ty TNHH TM&DV xuất nhập khẩu HVT

Địa chỉ: 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Hotline: 1900.299.234

Email: cskh@hvtlogistics.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/hvtlogistics.vn/